VZW: jaarlijkse verplichtingen

Jaarrekening – jaarvergadering

Als vzw moet je minstens één keer per jaar een Algemene Vergadering organiseren, met de volgende punten:

  • de goedkeuring van de jaarrekening en van de begroting
  • de kwijting aan de bestuurders

Deze Algemene Vergadering moet verplicht uiterlijk zes maanden na afsluiting van het boekjaar georganiseerd worden.

Na goedkeuring wordt de jaarrekening neergelegd bij de Nationale Bank.

Rechtspersonenbelasting invullen

Als vzw zal je in principe onderworpen zijn aan de rechtspersonenbelasting. Het invullen van deze belasting is een wettelijke verplichting, ook wanneer je van oordeel bent dat er geen belasting verschuldigd is. De uiterste datum van indienen hangt af van je boekjaar en je algemene vergadering. 

Meer informatie over het invullen van deze belasting vind je op de website van de FOD Financiën.

Ledenregister bijwerken

Elke vzw moet een ledenregister bijhouden op de zetel. In dat register moeten alle werkende leden opgenomen zijn, dat wil dus zeggen: alle leden die stemrecht hebben op de algemene vergadering.

Strikt genomen is dit geen jaarlijkse verplichting, maar je doet er best aan jaarlijks even na te kijken of dat register nog up to date is, best naar aanleiding van de verplichte jaarlijkse bijeenkomst van de Algemene Vergadering zoals hoger omschreven.

UBO – register

Elke vzw moet ook het Register van Uiteindelijke Begunstigden (UBO) invullen. In dat register moeten de gegevens opgenomen zijn van alle bestuurders, maar ook van de personen die de vereniging kunnen vertegenwoordigen, of het dagelijks bestuur waarnemen. Daarnaast moet je ook de nodige bewijsstukken uploaden (je kiest zelf welk bewijsmiddel je hiervoor gebruikt, in de meeste gevallen zal het gaan om een besluit van benoeming van bestuurders, dagelijks bestuurder of vertegenwoordiger van de vzw).  

Het register wordt online ingevuld op de website van de FOD Financiën. Van zodra er nieuwe Uiteindelijke Begunstigden zijn (bv nieuwe bestuurders), moet je dat binnen de maand aanpassen in het UBO. Daarnaast ben je verplicht om jaarlijks het register te controleren. Minstens één maal per jaar zal je dus in de applicatie moeten bevestigen dat de gegevens nog correct zijn.

Meer info over hoe je het UBO-register invult vind je hier.

Vragen? Neem contact!